Zarówno jedna, jak i druga opcja ma swoje plusy i minusy. Jednak najważniejszą kwestią, o której powinno się pamiętać decydując się na któreś z tych rozwiązań, są aspekty prawne. Zlecenie prowadzenia firmie naszej księgowości nie zwalnia nas z odpowiedzialności prawnej. Jeśli zostanie popełniony błąd w naszej księgowości, to konsekwencje tego błędu spadają na nas.
Specjaliści z biura rachunkowego
Przychodzimy z naszą księgowością do biura księgowego. Ufamy, że pracują tam ludzie znający się na tym, co robią, a chcemy przecież być przekonani, że prowadzenie księgowość w biurze rachunkowym będzie oddaniem się w ręce profesjonalistów. Lecz niestety, to nie my zatrudniamy pracujące tam osoby, nie znamy ich kwalifikacji, jedynie możemy polegać na opinii danego biura, wśród innych przedsiębiorców. Jeśli już zaufamy któremuś biuru rachunkowemu i zaczniemy współpracę, możemy odetchnąć spokojnie i nie martwić się już o nic. Czy rzeczywiście?
W razie błędów zaistniałych w naszej księgowości możemy liczyć
na odszkodowanie od ubezpieczyciela biura – co zdaje się dodatkową
motywacją do prowadzenia naszej księgowości we właściwy sposób
przez firmę, której się powierzamy. A samo biuro może spotkać
się z konsekwencjami wynikającymi z ustawy o rachunkowości,
której art. 77 mówi:
„Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew
przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych
danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go
niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu
nierzetelnych danych
- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2,
albo obu tym karom łącznie”.
Jednak za wszelkie nieprawidłowości w rachunkach firmy odpowiada właściciel firmy. Zgodnie z art. 26 ustawy Ordynacja Podatkowa: „podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki”. Co może powodować poważny problem, jeśli okaże się, że faktury, które przekazywaliśmy księgowej z biura rachunkowego zniknęły, a ustna deklaracja zdaje się być niewystarczająca. A już z pewnością nie będzie wystarczająca dla Urzędu Skarbowego.
Koszty, koszty, koszty
Sam właściciel firmy nie jest najczęściej w stanie zajmować się księgowością na najwyższym poziomie i prowadzić jeszcze całości firmy, a w związku z tym, konieczne może okazać się zatrudnienie dodatkowej osoby na stanowisko księgowego. Za tym idą rzecz jasna dodatkowe koszty, stworzenie etatu, koszty nie tylko wynagrodzenia, ale także składek ZUS czy zdrowotnych. Poniesione zostają także koszty biurowe, czy wynajmu dodatkowych pomieszczeń dla pracownika.
Z drugiej strony własny księgowy może podnosić nasze zaufanie, zawsze możemy zwrócić się do niego z pytaniem i zlecić mu rozwiązanie konkretnego problemu. Dodatkowo możemy sprawować kontrolę nad jego pracą. Choć jeśli dobrze się zastanowić… Ile razy słyszy się o firmie bankrutującej z powodu defraudacji dokonanej przez księgowego?
Niezaprzeczalną zaletą księgowego na etacie w firmie zadaje się szybki przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Jeśli korzystalibyśmy z biura rachunkowego, które umiejscowione jest na drugim końcu miasta, zdecydowanie tracimy na czasie, w przypadku braku faktur i konieczności dostarczenia ich, w porównaniu z sytuacją, gdy księgowy znajduje się na końcu korytarza i wystarczy przejść z jednego pokoju do drugiego, aby wręczyć mu zagubione dokumenty.
Ponadto osoba zatrudniona w firmie ma dostęp do dokumentów czy danych, które dla firmy mogą być poufne. Umowa o pracę jest dodatkowym gwarantem tajemnicy handlowej firmy. Jednak jak w każdym przypadku, może się tak też zdarzyć, że nasz księgowy zostanie „podkupiony” przez konkurencję i razem z całą wiedzą na temat naszego przedsiębiorstwa „odpłynie” ku innej firmie. Nie jest to zbytnim powodem do radości, bo zwyczajowo księgowy, to ta osoba, która wie o firmie wszystko.
Mądry Polak po szkodzie…
Dlatego trzeba należycie interesować się prowadzoną działalnością księgową oraz dobrze przemyśleć, czy zdecydować się na profesjonalistów, stworzyć etat dla księgowej czy samemu podnieść swoje ekonomiczne umiejętności. Jest jeszcze inna możliwość: prowadzenie księgowości online, dzięki aplikacji internetowej. Niezależnie od formy, zawsze trzeba pamiętać, że poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezmiernie istotne. Zanim znajdziemy się w sytuacji wymagającej od nas wynajmowania prawników, lepiej samemu zainteresować, czy wszystko prowadzone jest tak, jak trzeba. Dzięki drobnym działaniom, jak choćby robienie dodatkowych kopii dokumentów i dokładne przyglądanie się pracy ludzi zajmujących się naszymi księgami, nie musimy niczym ryzykować. Przezorność w tej dziedzinie jest bardzo wskazana – nie każdy musi kończyć tak jak przysłowiowy Polak po szkodzie.
A.Oborska
Zobacz także:
Aktualizacja: 09.08.2012 r. Anna Oborska, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.