Księgowość internetowa to alternatywa dla tradycyjnych biur rachunkowych. Za niewielką miesięczną opłatę otrzymujemy dostęp do aplikacji internetowej, automatyzującej cały proces księgowania. W zależności od wybranego pakietu, dokumenty do systemu można wprowadzać samodzielnie lub powierzyć to zadanie księgowym, mając jednocześnie stały dostęp do rachunków poprzez aplikację. Do największych firm oferujących tego typu usługi w Polsce zaliczają się inFakt, iFirma, wfirma i SuperKsięgowa.pl.
Dla kogo księgowość online?
Z księgowości internetowej najczęściej korzystają przedsiębiorcy prowadzący małe firmy, freelancerzy i przedstawiciele wolnych zawodów, czasem również członkowie spółek cywilnych lub partnerskich. W „wirtualnym” biurze księgować mogą zarówno czynni płatnicy VAT (vatowcy), jak i osoby zwolnione z VAT, czyli nievatowcy. W tym drugim przypadku warto jednak upewnić się przed ostatecznym wyborem – nie każda aplikacja internetowa jest dostosowana do potrzeb nievatowców.
Samodzielna księgowość internetowa
Jeśli wystawiasz kilka faktur/rachunków w miesiącu, i nie prowadzisz niestandardowych operacji wymagających częstych interpretacji podatkowych, najbardziej opłacalną opcją będzie wybór samodzielnej księgowości online. W tym wariancie wszystkie dane niezbędne do rozliczenia wprowadza się do aplikacji samodzielnie. Samemu wystawia się faktury lub rachunki, wprowadza faktury kosztowe, dodaje kontrahentów – i to w zasadzie wystarczy. Dlaczego? Na podstawie tych danych system automatycznie generuje księgę przychodów i rozchodów (KPiR) – jeśli wybrałeś tę formę opodatkowania, a także tworzy deklaracje podatkowe – zarówno jeśli chodzi o podatek dochodowy, VAT, jak i VAT europejski. Co ważne, nie trzeba mieć specjalistycznej wiedzy, aby poradzić sobie z obsługą aplikacji, a do oswojenia się z nią wystarczy zaksięgowanie paru dokumentów. Jeśli masz wątpliwości podatkowe lub problemy związane z obsługą serwisu, pomoc uzyskasz dzwoniąc do konsultanta.
Pełna obsługa biura księgowego
Księgowość online ma także bardziej tradycyjne oblicze – pełną obsługę biura księgowego. W tym wariancie Twoją rolą jest jedynie dostarczenie dokumentów do księgowego (kurierem, e-mailem lub poprzez aplikację) i wykonywanie przelewów. Całą resztę, czyli wprowadzanie danych, generowanie i składanie deklaracji oraz pilnowanie obowiązków podatkowych przejmuje na siebie internetowe biuro rachunkowe. Jaka jest więc różnica pomiędzy „tradycyjną” księgową, a biurem internetowym? W tym drugim przypadku masz stały dostęp do aplikacji księgowej on-line: możesz odszukać na serwerze potrzebne faktury, znasz aktualną wysokość składek i podatków do zapłaty i wszelkich innych informacji, które potrzebujesz.
Ile kosztuje księgowość internetowa?
Samodzielna księgowość online
Miesięczna opłata za dostęp do internetowej aplikacji do księgowania, pomocy konsultantów z biura księgowego oraz automatycznego generowania deklaracji księgowych wynosi:
- inFakt.pl: 29 zł netto (35,67 zł brutto); tylko dla vatowców – czynnych płatników VAT
- iFirma.pl: 45 zł netto (55,35 zł brutto)
- wfirma.pl: 45 zł netto (55,35 zł brutto)
- SuperKsięgowa.pl: 49 zł netto (60,27 zł brutto)
Na początku otrzymasz bezpłatny okres testowy, a jeśli aplikacja zyska Twoje uznanie, warto zapłacić od razu za klika miesięcy. Przy płatnościach za pół roku lub rok z góry można otrzymać rabat wynoszący nawet 15%.
Pełna obsługa księgowa online
Z kolei pełna obsługa, czyli odbiór dokumentów przez kuriera (ew. wysyłka e-mailem) i wprowadzanie wszystkich danych przez księgowych, a także ich wsparcie i reprezentowanie Twojej firmy przed Urzędem Skarbowym i ZUS, to koszt rzędu:
- inFakt.pl: 149 zł netto (skany dokumentów), 199 zł netto (odbiór przez kuriera)
- iFirma.pl: 80 zł netto (pakiet MINI, dla samozatrudnionych)
- wfirma.pl: brak obsługi księgowej; sam system do samodzielnego księgowania
- SuperKsięgowa.pl: 99 zł netto
Jakie są zalety korzystania z księgowości online
Niezależnie od tego, czy wybierzesz wariant samodzielnego księgowania, czy zlecisz pełną obsługę internetowemu biuru rachunkowemu, możesz cieszyć się zaletami takiej formy prowadzenia spraw księgowych. Jakie są najważniejsze z nich?
Dostęp z dowolnego miejsca. Przez to, że księgowość online działa na zasadzie aplikacji internetowej, możesz zalogować się do niej z każdego miejsca na świecie, poprzez stronę internetową w bezpiecznym i szyfrowanym połączeniu. Możesz więc księgować wydatki i wystawiać faktury w pociągu, w delegacji, czy w siedzibie klienta.
Archiwizacja dokumentów. Każde internetowe biuro rachunkowe będzie przechowywać na serwerze Twoje dokumenty, w tym faktury kosztowe, które samodzielnie załączysz (lub przekażesz do zaksięgowania).
Pomoc konsultantów. Nawet jeśli wybierzesz samodzielną księgowość, możesz zadzwonić do specjalistów z Twojego biura, aby skonsultować sprawy formalne i obsługę aplikacji. W przypadku pełnej obsługi księgowej, masz stały kontakt z osobą prowadzącą Twoje sprawy rachunkowe.
Atrakcyjne ceny. Szczególnie samodzielny dostęp do aplikacji online jest bardzo konkurencyjny cenowo w stosunku do usług tradycyjnego biura księgowego. Dla przedsiębiorcy ograniczającego koszty na samym początku działalności to dobre, ekonomiczne rozwiązanie.
Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe
Jeśli wahasz się pomiędzy wyborem „zwykłej” księgowej, a skorzystaniem z usług biura internetowego, warto przemyśleć kilka spraw. Jeśli wiesz o tym, że samodzielne prowadzenie rachunków nie będzie dla Ciebie problemem mając o dyspozycji system automatycznie wyliczający i generujący potrzebne dokumenty, księgowość „samoobsługowa” może być dobrym wyjściem dla Ciebie. Zalety? Przystępna cena, możliwość poznania podstawowych mechanizmów księgowości, a jeśli trzeba – dostęp do wsparcia fachowców.
Jeśli cenisz sobie nowoczesne, internetowe rozwiązania i chcesz mieć bieżący wgląd do dokumentów, ale jednocześnie nie chcesz poświęcać czasu na samodzielne księgowanie, przemyśl wybór pełnej obsługi przez internetowe biuro księgowe. Zalety to pełne oddelegowanie zadań i reprezentowanie interesów Twojej działalności przez biuro, i co równie ważne, załatwianie wszystkiego bez potrzeby fizycznej obecności.
Jeśli natomiast jesteś tradycjonalistą, który lubi od czasu do czasu spotkać się i porozmawiać w cztery oczy z księgowym, powierzając mu jednocześnie z pełnym zaufaniem wszystkie sprawy, warto wybrać tradycyjne biuro rachunkowe. Wybór warto poprzedzić dokładnym sprawdzeniem z kim mamy do czynienia (nie do przecenienia są rekomendacje znajomych), o czym więcej przeczytać można w artykule Jak wybrać biuro księgowe.
Zobacz także:
Aktualizacja: 20.05.2014 r., Jan Boniecki, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.