Zakładanie działalności gospodarczej jest proste, bezpłatne i można je zrealizować całkowicie przez internet. Co trzeba zrobić, aby stać się przedsiębiorcą? Zobacz, jak założyć jednoosobową firmę krok po kroku.

autor: Krzysztof Gibek, aktualizacja: 17.01.2017 r.

Jak otworzyć działalność gospodarczą

Aby rozpocząć działalność gospodarczą potrzebny jest wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (w skrócie CEIDG) prowadzonej przez Ministerstwo Rozwoju. To długo obiecywane „jedno okienko”, dzięki któremu wypełnienie jednego formularza pozwala zarejestrować się we wszystkich urzędach.

CEIDG - jak założyć działalność

Poniżej znajdziesz dokładne informacje o tym, co jest potrzebne do złożenia wniosku CEIDG, a także jakie kroki należy podjąć w dalszej kolejności, aby zostać przedsiębiorcą. Poświęć parę minut na lekturę, ponieważ są to aktualne i praktyczne informacje, które na pewno Ci się przydadzą.

Co jest potrzebne do założenia firmy przez internet

Jeśli chcesz założyć firmę całkowicie przez internet, bez wizyty w urzędzie, musisz dysponować profilem zaufanym w platformie administracji publicznej ePUAP lub posiadać podpis elektroniczny – aby urząd miał pewność, że nikt nie podszył się pod Ciebie. Profil zaufany to konto w portalu umożliwiającym załatwianie spraw urzędowych przez internet – jest ono bezpłatne i aby je uzyskać trzeba zarejestrować się na państwowej stronie ePUAP.gov.pl, a następnie zweryfikować swoją tożsamość idąc (jednokrotnie) do urzędu, albo – od niedawna – do oddziału banku. Klienci PKO BP, Inteligo ING Banku Śląskiego i Banku Millennium mogą zakładać profile zaufane z poziomu bankowości internetowej. Profil zaufany przyda Ci się nie tylko do „podpisania” formularza CEIDG potrzebnego do założenia firmy jednoosobowej, ale i do wielu urzędowych spraw, które będziesz mógł dzięki niemu załatwiać później online. Niedawno platforma ePUAP została przebudowana, a korzystanie z niej jest obecnie o wiele łatwiejsze, niż w przeszłości.

Możesz też oczywiście złożyć wniosek o otwarcie firmy w sposób tradycyjny – wypełnić formularz przez internet i udać się do urzędu gminy, aby podpisać się na dokumentach, albo wypełnić papierową wersję wniosku i złożyć go w urzędzie gminy – wtedy profil zaufany ani podpis elektroniczny nie są potrzebne.

Założenie firmy przez telefon

Od poniedziałku, 17 stycznia, można złożyć wniosek o wpis do CEIDG, a tym samym założyć firmę przez telefon. Telefoniczna rejestracja działalności gospodarczej dostępna jest pod numerem 801 055 088. W trakcie rozmowy konsultant wyjaśni przebieg rejestracji JDG, przyjmie dane potrzebne do wypełnienia wniosku i wprowadzi je do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Po rozmowie otrzymasz SMS z numerem wniosku, z którym możesz iść do urzędu gminy i uzyskać podpis. Cały proces można również zakończyć elektronicznie, poprzez profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny.

Dokumenty potrzebne do założenia firmy

Osoby chcące założyć działalność gospodarczą często pytają o to, jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji firmy. Tymczasem do wypełnienia formularza CEIDG-1 i do zostania się przedsiębiorcą nie jest potrzebne posiadanie żadnych specjalnych dokumentów, poza następującymi informacjami: dane osobowe wnioskodawcy (data urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo, itp.), numer PESEL, numer NIP (jeśli posiadasz; jeśli nie, zostanie Ci nadany po złożeniu wniosku), adres zamieszkania i zameldowania, numer Twojego osobistego konta bankowego (konto firmowe otworzysz dopiero po złożeniu wniosku, a następnie dodasz jego numer do CEIDG – to bezpłatna i bezproblemowa modyfikacja, o czym przeczytasz pod koniec tego artykułu). Pamiętaj, że wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS oraz naczelnika urzędu skarbowego – to oznacza, że nie musisz składać dodatkowych formularzy do wspomnianych urzędów.

Decyzje, które musisz podjąć przed wypełnieniem wniosku o otwarcie firmy

Oprócz wpisania swoich danych we wniosku CEIDG, będziesz poproszony o podanie szczegółów dotyczących Twojej firmy. Warto przemyśleć je wcześniej, aby wiedzieć, z czym wiążą się konkretne decyzje.

Dane firmy – nazwa i adres

Nazwa firmy, a właściwie jednoosobowej działalności gospodarczej, musi zawierać Twoje imię i nazwisko, a wszystko inne jest opcjonalne. Firma może nazywać się więc na przykład zarówno „Adam Kowalski” jak i „Usługi informatyczne Adam Kowalski”. Musisz podać też adres „firmowy”, czyli główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Pamiętaj, że nie musisz mieć biura, a działalność może być zarejestrowana na przykład pod Twoim adresem zamieszkania.

Kody działalności gospodarczej (PKD)

Musisz też podać kody Polskiej Klasyfikacji Działalności. Jest to wskazanie dla celów statystycznych, czy będziesz się zajmować. Nasza przykładowa firma Adama Kowalskiego może mieć na przykład główne PKD 62.03.Z – Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi. Nie ma ograniczeń co do liczby PKD, a wszystkie informacje na ten temat znajdziesz w liście kodów polskiej klasyfikacji działalności.

Forma opodatkowania

Stając się przedsiębiorcą masz możliwość wyboru – czy chcesz płacić podatek dochodowy na zasadach ogólnych (skala podatkowa), czy podatek liniowy. Mimo ostatnich dyskusji na temat nowych rozwiązań podatkowych, ciągle obowiązują zasady ogólne, czyli płacenie podatku 18% do kwoty 85 528 zł rocznie, a zarobek powyżej tej kwoty opodatkowany jest w wysokości 32%. Podatek liniowy to płacenie 19% od dochodu niezależnie od jego wysokości. Jednak w tym przypadku nie masz praw do ulg i zwolnień podatkowych oraz do wspólnego rozliczania się z małżonkiem. To forma korzystna wtedy, gdy wiesz, że od początku będziesz osiągać wysokie dochody. W innym przypadku, na początek, zasady ogólne będą odpowiednie. Gdy biznes się rozwinie, bez przeszkód możesz przejść na podatek liniowy. W tym celu wystarczy złożyć deklarację w urzędzie skarbowym (do 20 stycznia danego roku). Dwie pozostałe możliwości, czyli karta podatkowa i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to formy opodatkowania dostępne tylko dla wąskiej, określonej przepisami grupy zawodów (np. taksówkarz, drobny sprzedawca, fryzjer, kosmetyczka, lekarz, weterynarz, przedstawiciel wolnego zawodu, itd.).

Płatnik VAT czy nievatowiec

Przed założeniem firmy musisz także zdecydować, czy chcesz zarejestrować się jako płatnik VAT. Niektóre działalności nie mogą zostać zwolnione z VAT (chodzi konkretnie o sprzedaż: wyrobów z metali szlachetnych, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, nowych środków transportu, terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę, usług prawniczych, usług w zakresie doradztwa, usług jubilerskich) – formalnie rzecz ujmując, są one wyłączone ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Bycie płatnikiem VAT jest również obowiązkowe, jeśli Twój obrót przekroczy 200 tys. zł netto rocznie (kwota ta zmieniła się od początku 2017 roku, wcześniej była niższa i wynosiła 150 tys. zł).

W innym przypadku nie musisz być czynnym płatnikiem VAT, to znaczy będziesz wystawiać rachunki (lub faktury bez VAT, przepisy dają Ci taką możliwość) i nie będziesz doliczać 23%, 8% lub 5% podatku do sprzedaży. Dla przykładu nie-vatowiec sprzedając usługę za 1000 zł wystawia rachunek/fakturę na taką właśnie kwotę (tu kwota netto równa się kwocie brutto), podczas gdy vatowiec dolicza do niej 23% podatku (kwota netto to 1000 zł, a kwota brutto na fakturze to 1230 zł). Jeśli masz niskie koszty prowadzenia działalności i możesz zostać zwolnionym z VAT-u, będzie to na początek korzystniejsze rozwiązanie.

Księgowość

W formularzu CEIDG będziesz pytany również o to, kto będzie prowadził Twoją księgowość – czy będzie to zewnętrzna firma (biuro rachunkowe), czy będziesz robić to samodzielnie (np. przez księgowość internetową). Jeśli nie masz pewności, pole formularza zatytułowane „Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy” możesz pominąć i w razie potrzeby uzupełnić w przyszłości.

Gdy przemyślisz wszystkie powyższe kwestie, możesz już rozpocząć zakładanie działalności gospodarczej, które krok po kroku opisane jest poniżej.

Krok 1. Wypełnij formularz CEIDG

Aby rozpocząć działalność musisz uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), prowadzonej przez Ministrerstwo Rozwoju. Dokonuje się tego wypełniając formularz CEIDG-1, co jest zupełnie darmowe. Zanim przystąpisz do wypełniania, przygotuj opisane przez nas powyżej dane, a także zapoznaj się z poradami i instrukcjami zawartymi na stronie CEIDG – znajdziesz tam odpowiedź na wszystkie często zadawane pytania.

Co się dzieje po wypełnieniu i złożeniu formularza?

Po złożeniu wniosku online lub w urzędzie gminy, system CEIDG automatycznie komunikuje się z innymi urzędami, gdzie następuje: weryfikacja Twojej tożsamości, weryfikacja lub nadanie numeru NIP, weryfikacja lub nadanie numeru REGON, zgłoszenie płatnika w ZUS lub KRUS i inne formalności. Wszystkie te czynności zostaną przeprowadzone automatycznie po złożeniu CEIDG, a o przebiegu procesu będziesz na bieżąco informowany przez wiadomości e-mail. Twoim numerem identyfikacyjnym jest NIP, a potwierdzenie wpisu do CEIDG możesz samodzielnie pobrać w formacie PDF i wydrukować dla swoich potrzeb. Proces ten jest całkowicie bezpłatny!

Uwaga! Przedsiębiorcy bardzo często (tuż po rejestracji w CEIDG) otrzymują list z informacją o konieczności zapłaty za wpis do rejestru firm. To oszustwo, o którym przeczytasz więcej w artykule: Jak uniknąć wyłudzenia pieniędzy za płatny wpis do katalogu firm. Wpis do CEIDG, jedynej bazy, w której musisz widnieć, jest bezpłatny.

Krok 2. Idź do ZUS (lub zarejestruj na pue.zus.pl) i zgłoś się do ubezpieczenia

W terminie do 7 dni od musisz udać się do ZUS i zgłosić się do ubezpieczenia. Wysłanie formularza CEIDG poinformowało ZUS o powstaniu Twojej firmy i zgłosiło ją jako płatnika składek, teraz musisz zgłosić się jako ubezpieczony, za którego jako firma będziesz odprowadzać składki.

Jeśli posiadasz profil zaufany ePUAP lub podpis kwalifikowany, możesz zgłosić się do ubezpieczenia przez internet, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (http://pue.zus.pl). Informacje na temat samej platformy znajdziesz tutaj, a o złożeniu ZUS ZUA przez internet – tutaj.

Jako nowy przedsiębiorca musisz złożyć wypełniony formularz ZUS ZUA (Zgłoszenie do ubezpieczeń/Zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej – instrukcję wypełniania znajdziesz tutaj). Jeśli oprócz działalności jesteś zatrudniony na etacie, wypełniasz formularz ZUS ZZA.

Mały ZUS – co to jest i komu przysługuje

Jeśli zakładasz swoją pierwszą działalność, masz prawo do opłacania niższych składek ZUS przez 24 miesiące. Preferencyjne składki ZUS dla rozpoczynających działalność gospodarczą przysługują tym, którzy nie prowadzili wcześniej własnej firmy (przynajmniej przez 5 lat przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności) oraz nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy. Tzw. mały ZUS oznacza wyraźnie niższe składki – w 2016 roku to około 465 złotych, podczas gdy pełny ZUS to koszt ok. 1120 zł miesięcznie.

Jak się zgłosić do niższego ZUS-u

Zgłoszenia do preferencyjnych składek ZUS dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, w obszarze „V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA”, w polu „01. Kod tytułu ubezpieczenia”.
Najczęściej jest to kod 05 70 0 0, co oznacza:

  • pierwsze cztery cyfry: 05 70 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia.
  • piąta cyfra: 0 – osoba, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty.
  • szósta cyfra: 0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek.

Wszystkie kody tytułu ubezpieczenia znajdziesz w tym poradniku ZUS na stronie 68.

Pamiętaj, że ubezpieczenie chorobowe nie jest obowiązkowe (jeśli nie chcesz go płacić, nie zaznaczaj pola 04 w części VI. Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych w druku ZUS ZUA).

Co wpisać w polu „Kod oddziału NFZ”? Jeden z poniższych symboli, w zależności od miejsca zamieszkania:

  • 01R - Dolnośląski, 
  • 02R - Kujawsko-Pomorski, 
  • 03R - Lubelski, 
  • 04R - Lubuski, 
  • 05R - Łódzki, 
  • 06R - Małopolski,
  • 07R - Mazowiecki, 
  • 08R - Opolski, 
  • 09R - Podkarpacki, 
  • 10R - Podlaski, 
  • 11R - Pomorski, 
  • 12R - Śląski, 
  • 13R - Świętokrzyski, 
  • 14R - Warmiński-Mazurski, 
  • 15R - Wielkopolski, 
  • 16R - Zachodniopomorski.

Po złożeniu ZUS ZUA jesteś zgłoszony do ubezpieczenia, a tym samym możesz na przykład korzystać z państwowej służby zdrowia.

Nieco później czeka Cię jeszcze jedna wizyta w ZUS-ie, aby złożyć deklarację dotyczącą opłacanych składek – druk ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa). Na szczęście nie trzeba składać go co miesiąc, a jedynie przed opłaceniem pierwszej składki. Jeśli w następnych miesiącach nic się nie zmienia, złożony przez Ciebie wcześniej formularz pozostaje w mocy. Przed 10 dniem miesiąca następującego po tym, w którym zarejestrowałeś jednoosobową działalność gospodarczą, idź do ZUS, gdzie pracownik urzędu wygeneruje dla Ciebie deklarację. Jeśli chcesz samodzielnie wypełnić formularz, instrukcję dla ZUS DRA znajdziesz tutaj.

Podobnie jak w przypadku rejestracji, możesz złożyć ZUS DRA przez internet, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (http://pue.zus.pl). Informacje na temat internetowego przesyłania ZUS DRA (i innych dokumentów, które nie będą Ci potrzebne, jeśli nikogo nie zatrudniasz), znajdziesz na tej stronie ZUS-u.

Uwaga! Jeśli Twoja działalność została zarejestrowana w innym, niż pierwszym dniu miesiąca, deklarację ZUS DRA trzeba będzie złożyć dwukrotnie. Pierwszy raz – za pierwszy (niepełny) miesiąc działalności, drugi raz – za drugi (pełny) miesiąc działalności. Dlaczego? Bo kwoty składek będą się różnić (za niepełny miesiąc płacisz niepełne składki). Po drugim miesiącu, gdy zadeklarujesz już „właściwą”, pełną kwotę składek, nie ma potrzeby składania kolejnych deklaracji. ZUS „zapamiętuje” tę kwotę.

Krok 3. (opcjonalny): Udaj się do urzędu skarbowego

Do urzędu skarbowego musisz pójść jedynie wtedy, gdy chcesz zostać czynnym płatnikiem VAT (pisaliśmy o tym wyżej, w akapicie Płatnik VAT czy nievatowiec). W takim przypadku konieczne jest złożenie deklaracji VAT-R – od początku 2015 r. jest to bezpłatne (wcześniej rejestracja jako VAT-owiec kosztowała 170 zł).

Czy VAT-R można złożyć przez internet? Można tylko wtedy, gdy posiadasz podpis elektroniczny weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu – czyli w zdecydowanej większości przypadków nie można (e-deklaracje i posiadanie profilu zaufanego ePUAP nie wystarczy). Musisz więc iść do urzędu skarbowego lub wysłać deklarację listem poleconym.

Od początku 2017 r. weszła w życie ustawa wprowadzająca wiele zmian w funkcjonowaniu podatku VAT, która nakazuje między innymi konieczność wysyłki deklaracji przez internet. Jednak osoby fizyczne będą mogły dokonać tego również przy pomocy danych uwierzytelniających (imię, nazwisko, NIP/PESEL, data urodzenia, kwota przychodu wskazanej w odpowiedniej deklaracji podatkowej podatnika za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania deklaracji). To oznacza, że od nowego roku podpis elektroniczny nie będzie już wymagany do składania deklaracji VAT-owskich.

W kwestii VAT-u w najbliższych miesiącach zachowaj szczególną czujność, bo zmian jest sporo.

Jeśli nie musisz i nie chcesz być czynnym płatnikiem VAT, nie masz potrzeby odwiedzać urzędu skarbowego, nie składasz deklaracji VAT-R, a to, czy podatek dochodowy płacisz na zasadach ogólnych, liniowo, czy ryczałtem, zadeklarowałeś podczas wypełniania formularza CEIDG i ta informacja została już przekazana do urzędu skarbowego.

Krok 4. Masz już wszystkie dokumenty i jesteś przedsiębiorcą

Kiedy zakończysz wszystkie formalności związane z wpisem do CEIDG i zgłosisz się do ubezpieczenia w ZUS (oraz, jeśli Cię to dotyczy, zarejestrujesz się jako płatnik VAT), jesteś przedsiębiorcą i powinieneś posiadać:

  • potwierdzenie wpisu do CEIDG (w pliku PDF lub wydrukowane),
  • potwierdzenie nadania/posiadania numeru NIP,
  • potwierdzenie nadania/posiadania numeru REGON,
  • zgłoszenie do ubezpieczenia w ZUS (ZUS ZUA lub ZUS ZZA),
  • (opcjonalnie) zgłoszenie jako płatnik VAT (VAT-R).

Krok 5. Zakładanie konta firmowego

Mają wszystkie potrzebne dane, możesz założyć konto firmowe. Nie idź do pierwszego lepszego banku, ponieważ oferta dla przedsiębiorców znacznie się różni i możesz być zaskoczony kosztami prowadzenia rachunku w niektórych bankach. Poczytaj nasze zestawienie kont firmowych, które pozwoli Ci porównać opłaty i wybrać rachunek dostosowany do Twoich potrzeb. Pamiętaj, że mimo, iż prawo nie wymaga posiadania konta firmowego, zapisy w bankowych regulaminach zabraniają używania konta osobistego do celów działalności. Więcej o tym przeczytasz w artykule: czy konto firmowe jest obowiązkowe. Wszystkie informacje na temat rachunków dla przedsiębiorców oraz tego, co jest potrzebne do zawarcia umowy z bankiem, znajdziesz w naszym serwisie.

Krok 6. Aktualizacja wpisu do CEIDG

Gdy otworzysz konto firmowe, możesz (a nawet powinieneś) zmienić dane w CEIDG, gdzie w polu „Rachunek bankowy związany z prowadzeniem działalności gospodarczej” wpisujesz numer nowo otwartego rachunku firmowego, zastępując tym samym numer rachunku osobistego, który wpisałeś tam wcześniej. To niemal automatyczna zmiana, która nie wiąże się z żadnymi opłatami i formalnościami. Tutaj znajdziesz formularz zmiany danych w CEIDG.

Krok 7. Pieczątka

Posiadanie pieczątki nie jest obowiązkowe. Dla wielu przedsiębiorców jest to jednak istotna kwestia, która zwiększa wiarygodność firmy. Wyrobienie pieczątki to koszt około 50-70 złotych, a powinny się na niej znaleźć nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela, adres, NIP, REGON i numer telefonu. Jeśli jednak uznasz, że nie potrzebujesz pieczątki, nikt nie będzie jej od Ciebie wymagał.

Zakładanie działalności – w skrócie

Podsumowując, aby stać się przedsiębiorcą musisz wykonać kilka kroków.

  • Założyć profil zaufany ePUAP lub posiadać podpis elektroniczny – jeśli chcesz założyć firmę w pełni przez internet (jeśli nie, złożysz podpisane dokumenty w urzędzie gminy).
  • Podjąć decyzję co do nazwy firmy, formy opodatkowania (podatek dochodowy), bycia (lub nie) płatnikiem VAT, prowadzenia księgowości.
  • Wypełnić i złożyć formularz CEIDG-1 będący zgłoszeniem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
  • Zgłosić się do ubezpieczenia w ZUS.
  • Jeśli zdecydowałeś się być płatnikiem VAT – złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-R (bez opłat); jeśli nie, wizyta w US nie jest potrzebna.
  • Wybrać i założyć konto firmowe (zob: jak wybrać konto firmowe).
  • Zaktualizować wpis do CEIDG (podając numer nowego konta)

To tyle! Samo założenie firmy jednoosobowej jest naprawdę błyskawiczne. Jedyną trudnością może być osobiste odwiedzenie urzędów, jednak w porównaniu do tego, ilu formalnościom należało stawić czoła jeszcze kilka lat temu, można mówić o znacznym postępie i ułatwieniu życia nowym przedsiębiorcom.

Zobacz także:

Aktualizacja: 17.01.2017 r., Krzysztof Gibek, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.