Redaktorzy serwisu KontoFirmowe24.pl przygotowali zestaw sprawdzonych rozwiązań, które pomogą ograniczyć koszty generowane przez firmę. Wiadomo, każdy biznes jest inny, każdy ma inne problemy i inne potrzeby. Ale z poniższej listy na pewno wybierzesz coś, co będzie pasować właśnie do Twojej firmy.

Zmniejszenie powierzchnii biurowej

Jeśli w Twojej firmie naprawdę brakuje pieniędzy, pomyśl o zmianie lokalu biurowego, który wynajmujesz. Mniejsze biuro nie zawsze wpływa negatywnie na komfort pracy – tu liczy się raczej rozmieszczenie stanowisk i zaplanowanie powierzchni wspólnej. A zmieniając biuro możesz zaoszczędzić przynamniej kilkaset złotych miesięcznie.

Coworking zamiast biura

Jeśli jesteś freelancerem, a nie lubisz lub nie możesz pracować w domu, pomyśl o skorzystaniu z coworkingu - czyli o wynajęciu biurka we wspólnej przestrzeni do pracy wraz z innymi osobami. Dzięki temu uzyskujesz dostęp do salek konferencyjnych, sprzętu biurowego, biurka rzecz jasna, a przede wszystkim kontaktów z innymi przedsiębiorcami, z którymi możesz wymieniać pomysły. To rozwiązanie zdecydowanie tańsze, niż wynajem biura – miesięczny koszt coworkingu oscyluje w granicach 500 zł.

Zakup używanych komputerów

Jeśli w swojej firmie potrzebujesz kilku stanowisk komputerowych, do celów biurowych, czy administracyjnych, kup sprzęt poleasingowy! To najczęściej pochodzące z korporacji, dobrej jakości komputery, które są okresowo wymieniane i sprzedawane. Stąd ich niska cena, a przy tym bardzo zadowalająca jakość. Do celów biurowych to naprawdę znakomicie oszczędne rozwiązanie.

Korzystanie z darmowego oprogramowania

Jeśli Twojej firmy nie stać na zakup najbardziej popularnego oprogramowania biurowego, Microsoft Office, możesz zastąpić go w pełni legalnym, darmowym odpowiednikiem – Open Office. Produkt ten jest cały czas udoskonalany, a na potrzeby małych firm jest znakomitą alternatywą produktu Microsoftu. Podobnie jest z innymi programami, np. do tworzenia plików PDF, grafiki, archiwizowania plików, czy obróbki filmów - płatne aplikacje też mają swoje darmowe odpowiedniki.

Zmniejszenie kosztów druku

Czy liczyłeś kiedyś, ile miesięcznie kosztuje Cię drukowanie firmowych materiałów i dokumentów? Niewielki odsetek przedsiębiorców zwraca uwagę na to, za ile drukuje. Znajdź do swojego ksero i drukarki tańsze materiały eksploatacyjne (tusze i tonery) – oryginalne materiały są kilkakrotnie droższe niż zamienniki. Materiały robocze, do szybkiego przeczytania drukuj w oszczędnym trybie (mniejsze nasycenie koloru czarnego), który dostępny jest w większości w miarę nowoczesnych drukarek. Drukuj dwustronnie, a wydruku w kolorze używaj tylko w przypadku materiałów dla klienta.

Korzystanie z elektronicznych dokumentów

Liczbę drukowanych dokumentów można bardzo skutecznie zmniejszyć korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów. Czy naprawdę potrzebne Ci są papierowe faktury, rachunki i pisma z urzędów? Niektóre na pewno tak, lecz zapewne nie wszystkie . To, co możesz, zapisuj w pliku PDF na dysku swojego komputera. Nie zapomnij o kopii zapasowej!

Zmniejszenie kosztów paliwa

Koszty paliwa są kulą u nogi dla firm, w których samochód jest często wykorzystywany. Sposobów na ich ograniczenie jest przynajmniej kilka: montaż instalacji LPG, wprowadzanie w życie zasad ecodrivingu – czyli oszczędnej jazdy, czy zmiana samochodu na mniejszy, który mniej pali. Przed dłuższą podróżą samochodem warto również przeliczyć koszty i porównać, czy nie bardziej opłacalna będzie podróż pociągiem.

Oszczędzanie energii elektrycznej

Prostym sposobem na obniżenie miesięcznych rachunków w firmie jest dbałość o jak najbardziej racjonalne wykorzystanie energii elektrycznej. Co można zrobić, aby zużywać jej mniej? Zacznij od prozaicznej rzeczy, jaką jest wyłączanie światła w pomieszczeniach, w których nikt nie przebywa. Zainwestuj również w żarówki, które są bardziej wytrzymałe i potrzebują mniej energii – są to świetlówki energooszczędne oraz lampy technologii LED. Jak przeczytać można na blogu ekologicznym, roczny koszt zakupu i używania żarówek tradycyjnych to 60 zł, podczas gdy świetlówki energooszczędnej – jedynie 20 zł na rok.

Pamiętaj też, aby wyłączać nieużywane komputery i monitory. Najlepiej, aby nie były one w stanie czuwania (uśpienia), tylko wyłączone zupełnie. Wypnij też z kontaktu ładowarki, ponieważ nawet jeśli nie jest do nich podłączony żaden sprzęt, pobierają prąd. Przydatne w tym celu są listwy zasilające, dzięki którym dopływ prądu wyłączysz jednym przyciskiem. Poza tym zapobiegają one awarii sprzętu w przypadku zmian napięcia w instalacji, na przykład wskutek uderzenia pioruna w budynek.

Obniżenie miesięcznych opłat

Wybór dostawcy internetu, prądu, gazu, czy też sieci telefonii komórkowej to najczęściej decyzje na długie lata. Jednak obecnie konkurencja wkracza w coraz więcej obszarów, na które dawniej monopol miało państwo. Co pewien czas sprawdź, czy inne firmy nie oferują lepszych, niższych cen za usługi, z których korzystasz. Jeśli będzie to uzasadnione finansowo, przenieś numer do innej sieci komórkowej, podpisz umowę z innym dostawcą energii, zmień dostawcę internetu.

Unikanie wysyłki kurierem

Wysyłaj przesyłkami kurierskimi jedynie te paczki, czy dokumenty, które faktycznie nie mogą czekać. Jeśli wysyłasz dużo i często, skorzystaj z przesyłek ekonomicznych oferowanych przez pocztę. Zainteresuj się też ofertą  nowych firm świadczących usługi pocztowe. Dzięki coraz bardziej popularnym w większych miastach, samodzielnym punktom odbioru, można w ten sposób znakomicie zredukować koszty.

Wybór sposobu obsługi księgowej

W tym aspekcie masz trzy wyjścia: prowadzić księgowość samodzielnie, tradycyjnymi metodami, zatrudnić firmę do obsługi księgowej lub robić to półautomatycznie, przez księgowość on-line. Jeśli od dawna korzystasz z usług biura księgowego, sprawdź, czy na rynku nie ma aktualnie korzystniejszych ofert, bo konkurencja nie śpi. Możesz też skorzystać z aplikacji do fakturowania i księgowania on-line, które za niewielką opłatą pomagają uporządkować i zautomatyzować wszelkie sprawy księgowe.

Tańsze konto firmowe

Wybór odpowiedniego konta bankowego dla Twojej firmy jest istotną kwestią, mającą realny wpływ na stan firmowego budżetu. Jeśli masz już rachunek (szczególnie taki, za który przepłacasz), dowiedz się, jak przenieść konto firmowe. To naprawdę nic trudnego, a niemal we wszystkim pomoże Ci bank, do którego przeniesiesz rachunek. Z kolei jeśli jego otwarcie jest dopiero przed Tobą, sprawdź aktualne porównanie kont firmowych, przyglądnij się zestawieniu opłat i wybierz najtańszy rachunek, odpowiedni dla Twojej firmy.

Korzystniejsze ubezpieczenie

Nie jest rozsądną rzeczą oszczędzanie na ubezpieczeniu – tę przestrogę usłyszeć można często, w wielu różnych sytuacjach. Faktycznie, ubezpieczać się trzeba, również jeśli chodzi o działalność gospodarczą. Jednak równie rozsądną rzeczą, jak ubezpieczenie się od ryzyka straty finansowej, czy ubezpieczenie firmowego mienia, jest również dobre przyglądanie się aktualnym ofertom firm ubezpieczeniowych. Nie podpisuj przedłużenia polisy u obecnego ubezpieczyciela, jeśli wcześniej nie sprawdzisz, ile zapłaciłbyś u konkurencji za analogiczny zakres polisy.

Praktykant zamiast dodatkowego pracownika

Jeśli potrzebujesz pomocy, możesz zatrudnić praktykanta lub stażystę. Zapłacisz mu mniej, niż pracownikowi, a po odpowiednim przeszkoleniu, jego obecność może stanowić nieocenioną pomoc. Ważne przy tym, żeby nie wykorzystywać młodych pracowników jako taniej siły roboczej – musisz dać mu możliwości rozwoju i nabycia praktycznych umiejętności. Jeśli podejdziesz do niego uczciwie, on prawdopodobnie odpłaci się tym samym.

Ograniczanie delegacji

Jeśli zatrudniasz pracowników, wysyłaj ich w delegację tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Wizytę w innym mieście śmiało może zastąpić telekonferencja lub nawet wideokonferencja, na przykład za pośrednictwem Skype. Sposób ten sprawdza się najlepiej w fazie przedwstępnych rozmów z kontrahentem (gdy obie strony sprawdzają, czy współpraca w ogóle będzie miała sens) oraz już na etapie bardziej zaawansowanych, konkretnych konsultacji i ustaleń.

Tańsze noclegi i taksówki

Wysyłając pracowników lub jeżdżąc samemu na delegacje do innego miasta, znajdź tańszy hotel i ogranicz koszty korzystania z taksówek. Ostatnie zmiany na rynku przewozu spowodowały, że nie musisz korzystać z tradycyjnych korporacji taksówkarskich, które liczą sobie znacznie więcej, niż firmy znane do niedawna jako przewóz osób.

Zobacz także:

Aktualizacja: 22.02.2014 r. Redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.