Rozpoczynając działalność gospodarczą większość przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę mieć konto firmowe? Czy konto osobiste może być używane do celów związanych z działalnością? Przedstawiamy jednoznaczną odpowiedź na wszystkie powyższe pytania.
autor: Krzysztof Gibek, aktualizacja: 10.01.2017 r.
Czy trzeba zakładać konto firmowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
Mikroprzedsiębiorca, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, po założeniu firmy dalej jest osobą fizyczną, posługuje się tym samym NIP-em co wcześniej, a nazwa firmy obowiązkowo zawiera jego imię i nazwisko. Nierzadko również firma jest zarejestrowana pod samym adresem, co adres zameldowania właściciela. Dlaczego więc do celów związanych z działalnością gospodarczą nie można wykorzystać konta osobistego? ROR-y dla osób fizycznych są przecież w znakomitej większości darmowe i do podstawowych operacji takich jak przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego, czy bieżących płatności za towary i usługi, będą nadawały się idealnie. Czy można posłgiwać się rachunkiem osobistym również do rozliczeń firmowych? Sprawdźmy.
Konto osobiste do celów firmowych: w myśl ustawy
Weryfikując co na ten temat mówią przepisy polskiego prawa, musimy sięgnąć do trzech dokumentów: ordynacji podatkowej, ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przeanalizujmy najbardziej adekwatne artykuły.
W Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacji podatkowej czytamy: (zmieniona kilkukrotnie w 2016 roku)
§ 1. Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu.
§ 1a. Zapłata opłaty skarbowej przez podatników, o których mowa w § 1, może nastąpić w gotówce.
§ 1b. Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.4) może nastąpić również w gotówce.
Art. 77b. § 1. Zwrot nadpłaty następuje:
1) w przypadku gdy podatnik, płatnik lub inkasent jest obowiązany do posiadania rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, wyłącznie na ten rachunek wskazany przez podatnika, płatnika lub inkasenta;
2) w przypadku gdy podatnik, płatnik lub inkasent nie jest obowiązany do posiadania rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, na wskazany rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej podatnika, płatnika lub inkasenta albo przekazem pocztowym, chyba że podatnik, płatnik lub inkasent zażądają zwrotu nadpłaty w kasie.
Z kolei w Ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej czytamy o tym, kiedy transakcje muszą być wykonywane za pośrednictwem banku.
Ustawa ta została zmieniona w 2016 roku m.in. przez Ustawę z dnia 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (dostępną tutaj) – to ona wprowadziła zmianę limitu płatności w gotówce z równowartości 15 000 euro do 15 000 złotych.
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Pozostaje jeszcze kwestia opłacania składek ZUS. Odpowiedź na pytanie, czy trzeba mieć konto firmowe do opłacania składek znajdziemy w Ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
4b. Płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek, o których mowa w ust. 4, w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. Nr 199, poz. 1175). (…)
4e. Płatnik składek będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.17) może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.
Wniosek
jest prosty – w przepisach jest mowa o tym, że przedsiębiorca
(z wyłączeniem nielicznych przypadków) reguluje należności poprzez
rachunek bankowy (a właściwie rachunek płatniczy); nie ma natomiast informacji o tym, jaki typ
konta jest wymagany.
Co to jest rachunek płatniczy? Rachunek płatniczy to pojęcie, które w powyższym fragmencie ustawy zastąpiło wyrażenie „rachunek bankowy”. Dlaczego? Według ustawy Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (link), znowelizowanej w 2016 r.: "Rachunek płatniczy to rachunek prowadzony dla jednego lub większej liczby użytkowników służący do wykonywania transakcji płatniczych, przy czym przez rachunek płatniczy rozumie się także rachunek bankowy oraz rachunek członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jeżeli rachunki te służą do wykonywania transakcji płatniczych."
Dodane zostały więc do tej definicji SKOK-i, stąd też rachunek bankowy przekształcono na płatniczy (SKOK-i nie są bankami).
Konto osobiste do celów firmowych: w myśl regulaminów banków
Skoro regulacje prawne mówią jedynie o konieczności posiadania konta bankowego, a żadna ustawa nie precyzuje, że chodzi o osobne konto firmowe, wydaje się, że najbardziej opłacalne będzie korzystanie z dotychczas posiadanego konta osobistego, a jeszcze rozsądniejsze będzie otwarcie nowego konta, aby zachować porządek i rozdzielić transakcje firmowe od prywatnych. Zanim to zrobimy, sprawdźmy co na ten temat mówią regulaminy kilku wybranych banków: PKO BP, mBanku, Alior Sync i ING Banku Śląskiego. Poszukujemy informacji na temat tego, czy nie ma przeciwskazań do używania konta osobistego do celów firmowych.
ING Bank Śląski, "Regulamin świadczenia przez ING Bank Śląski S.A. usług w ramach prowadzenia rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych oraz rachunków oszczędnościowych dla osób fizycznych"
Część E (Rozwiązanie umowy rachunku, Zamknięcie rachunku), § 22, pkt 3, podpunkt 5: Rozwiązanie umowy rachunku przez Bank może być dokonane z ważnych przyczyn, tj.: (...)
5) wykorzystywania rachunku do przeprowadzania rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
PKO BP, "Regulamin rachunku oszczędnościowo – rozliczeniowego, usług bankowości elektronicznej oraz karty debetowej w Powszechnej Kasie Oszczędności Banku Polskim SA"
3) przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych, z wyjątkiem rozliczeń związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej;
mBank, "Regulamin otwierania i prowadzenia rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych i oszczędnościowych w mBanku"
§ 78, pkt 1 podpunkt 2: Bank może wypowiedzieć umowę z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku: (...)
2) wykorzystania rachunku do przeprowadzania rozliczeń z tytułu prowadzonej przez Posiadacza Rachunku działalności gospodarczej.
Nest Bank, "Regulamin rachunków bankowych oraz usług płatniczych dla Klientów indywidualnych"
§ 44 pkt. 5. Bank ma prawo wypowiedzieć Umowę Rachunku z powodu wystąpienia następujących Okoliczności (ważne przyczyny)
(...) 3) uzasadnione podejrzenie powzięte przez Bank, że Rachunek lub udostępniona mu usługa płatnicza (w tym Karta, EKD) wykorzystywana jest niezgodnie z jego przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa lub postanowieniami Regulaminu (w tym w szczególności wykorzystywanie Rachunku i usług dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, dla celów przestępczych, a także dla innych celów naruszających przepisy prawa lub warunki Umowy Ramowej lub Regulaminu w sposób uzasadniający wypowiedzenie Umowy Rachunku).
T-Mobile Usługi Bankowe, "Regulamin obsługi produktów T-Mobile Usługi Bankowe"
a. rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe – przeznaczone do gromadzenia środków pieniężnych oraz przeprowadzania rozliczeń pieniężnych, z wyłączeniem rozliczeń związanych z prowadzoną przez Posiadacza działalnością gospodarczą, otwarte na czas nieokreślony (…)
§ 16 pkt 5: Bank może wypowiedzieć Umowę ROR lub RO w przypadku: (...)
g. wykorzystania rachunku do prowadzenia rozliczeń powiązanych z działalnością gospodarczą.
Prawo nie nakazuje posiadania osobnego konta firmowego, a bank tego wymaga. Dlaczego?
Jak
wynika z przytoczonych powyżej fragmentów regulaminu kont osobistych,
to banki zmuszają klientów do posiadania kont z oferty dla firm
poprzez wprowadzanie w regulaminach zapisów zakazujących wykorzystywania
konta osobistego do rozliczeń firmowych. Co za to grozi? Jeśli
bank „zorientuje się”, że konto osobiste jest używane niezgodnie
z regulaminem, najpewniej wypowie umowę i rachunek zostanie
zamknięty.
Banki czasem zastawiają dodatkową „pułapkę” na klientów, którzy chcą korzystać z konta osobistego w ramach prowadzonej działalności – wprowadzają wyższe opłaty (np. 5 zł) za przelewy do ZUS i US z ROR-ów dla klientów indywidualnych. Odpowiedź na pytanie, czy trzeba mieć konto firmowe również z tego powodu brzmi twierdząco – każdy przedsiębiorca wykonuje min. 2 przelewy do ZUS-u w miesiącu.
Jednak nie tylko inny, korzystny dla banków tryb pobierania opłat jest w tym wypadku istotny. Ważniejszy jest obowiązek raportowania informacji o założonych i zlikwidowanych rachunkach związanych z działalnością gospodarczą.
W Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacji podatkowej (link) czytamy:
Czy są bezpłatne konta firmowe?
Nie potrzebuję konta firmowego, bo nie chcę dodatkowych kosztów – to częste stanowisko przedsiębiorców, które sam osobiście reprezentowałem przed zarejestrowaniem działalności. Po dokładnym rekonesansie zdecydowałem się jednak na dopasowane do moich potrzeb konto firmowe, które mam już od kilku lat i za które nie zapłaciłem jeszcze ani grosza (edit: poniosłem jedną opłatę, ale niezwiązaną z bieżącą obsługą konta – wydanie zaświadczenia o stanie rachunku i uruchomionych produktach kredytowych, które musiałem przedstawić w urzędzie, kosztowało mnie jednorazowo 50 zł).
Wachlarz operacji wykonywanych przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej zawiera przelewy składek ZUS, zapłatę podatku dochodowego i VAT, przelewy zwykłe (np. płatności na rzecz kontrahentów i pracowników), płatności kartą, wypłaty z bankomatów, czasem również wpłaty i wypłaty w oddziale. Są banki, które pobierają sowite prowizje od przedsiębiorców, począwszy od prowadzenia konta, na przelewach internetowych kończąc. Są jednak też takie rachunki, które pozwalają większość z tych operacji wykonać całkowicie bezpłatnie – ich aktualne zestawienie znajduje się w na bieżąco aktualizowanym raporcie zatytułowanym Konto firmowe – ranking, w którym brane są pod uwagę koszty prowadzenia rachunku dla osób prowadzących działalność gospodarczą.
Podsumowując: czy konto firmowe jest potrzebne? Przepisy prawa nie mówią o tym, że przedsiębiorca musi posiadać osobne konto firmowe, jednak regulaminy banków zakazują wykorzystywania kont osobistych do celów związanych z działalnością gospodarczą. Instytucje finansowe są bowiem zobligowane do przekazywania informacji na temat rachunków używanych dla celów działalności gospodarczej do Ministerstwa Finansów. W związku z tym lepiej rozdzielić finanse osobiste i firmowe, zakładając konto z oferty dla przedsiębiorców, jednak nie warto wybierać pierwszego lepszego banku. Bardzo często lepiej jest także założyć konto firmowe w innym banku, niż ten, w którym posiadamy konto osobiste – dobra oferta dla klientów indywidualnych nie zawsze idzie w parze z dogodnymi warunkami rachunków firmowych. Tymczasem konto firmowe dobrze dopasowane do potrzeb może nie generować praktycznie żadnych kosztów.
Zobacz także:
- Ranking kont firmowych - przegląd najtańszych na rynku kont bankowych dla przedsiębiorców
- Jak ograniczyć koszty konta firmowego - na co należy uważać korzystając z konta firmowego
Aktualizacja: 10.01.2017 r. Krzysztof Gibek, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.