Powierzenie spraw księgowych nieodpowiedniej osobie może skończyć się przykrymi konsekwencjami, a w najlepszym wypadku gęstym tłumaczeniem przed urzędnikiem. W każdym większym polskim mieście działają setki, a w największych nawet tysiące biur rachunkowych. Nie wszystkie z nich mogą pochwalić się solidną opinią. Co więcej, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych niebawem ulegnie deregulacji. Jak w tej sytuacji dokonać wyboru rzetelnego i godnego zaufania księgowego? Na co zwrócić uwagę, gdy posiadanie certyfikatu księgowego nie będzie już obowiązkowe? Przedstawiamy najważniejsze kryteria wyboru biura rachunkowego.
autor: Jan Boniecki, aktualizacja: 26.05.2014 r.
Niezbędne minimum: ubezpieczenie i certyfikat księgowy
W marketingowym przekazie zamieszczonym na stronach różnych biur znaleźć można cały zestaw zalet i argumentów za tym, dlaczego warto skorzystać z ich usług. Tymczasem na samym początku warto zwrócić uwagę na kwestie podstawowe. Każde biuro powinno mieć ubezpieczenie oraz (ciągle jeszcze) zatrudniać pracowników posiadających państwowy certyfikat, choć już niedługo wejdzie w życie ustawa deregulacyjna, która zniesie ten obowiązek.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zależy od przedmiotu działalności (na przykład usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga ubezpieczenia w wysokości przynajmniej 10 tys. euro) i daje klientom biura rachunkowego minimalne poczucie bezpieczeństwa, jeśli chodzi o ewentualne błędy w prowadzeniu ksiąg.
Certyfikat księgowy. Przedsiębiorca prowadzący biuro lub przynajmniej jeden z jego pracowników musi posiadać certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów, poświadczający kompetencje i kwalifikacje zawodowe. Wykaz osób dysponujących certyfikatem znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów i będzie publikowany również po wejściu w życie ustawy deregulacyjnej. Mimo, że dokument ten nie będzie obowiązkowy, rzetelne biura na pewno będą eksponowały jego posiadanie, chcąc odróżnić się od mniej profesjonalnych firm.
Certyfikat rzetelności
Warto również zwrócić uwagę na inne, nieobligatoryjne certyfikaty i zaświadczenia potwierdzające rzetelność firmy. Przydatnym może okazać się zweryfikowanie biura rachunkowego w Centrum Informacji Księgowej, do którego trafiają firmy cechujące się nienaganną opinią, brakiem zaległości finansowych i posiadające wszystkie niezbędne uprawnienia oraz doświadczenie w prowadzeniu spraw księgowych. CIK to inicjatywa, która może znacznie ułatwić początkującemu przedsiębiorcy odnalezienie się w ofertach biur rachunkowych.
Członkostwo w stowarzyszeniach branżowych
Jednym z kryteriów wyboru biura rachunkowego może być również jego przynależność do stowarzyszeń branżowych, takich jak Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. To organizacja, która skupia przedstawicieli środowiska zawodowego związanego z rachunkowością i finansami. Stowarzyszenie dba o to, aby jego członkowie byli wysokiej jakości specjalistami i, co równie ważne, postępowali zgodnie z zasadami etyki. Przynależność do SKwP to niewątpliwa zaleta i dowód tego, że biuro poważnie podchodzi do swojej profesji.
Doświadczenie biura
To, że biuro działa na rynku dopiero kilka miesięcy nie świadczy, że nie warto mu zaufać. Jednak choćby kilkuletnie doświadczenie sprawia, że wiarygodność księgowego znacznie wzrasta. Jak to sprawdzić? Na przykład po dacie uzyskania certyfikatu księgowego (wykaz dostępny na stronie Ministerstwa Finansów). Podpowiedzią może być również wiek domeny internetowej, pod którą znajduje się strona biura – sprawdzić go można za pomocą dostępnych w sieci, darmowych narzędzi (wystarczy wpisać w wyszukiwarkę domain age tool).
Klienci
Cenną wskazówką dotyczącą rzetelności biura rachunkowego są również klienci, których obsługują księgowi. Jeśli na stronie internetowej widnieją logotypy klientów lub ich opinie na temat biura, łatwo ocenić, czy poradzi sobie ono również z obsługą naszej firmy – w zależności od tego, z jakimi zleceniodawcami pracowało do tej pory. Bardziej dociekliwy przedsiębiorca może zadzwonić do wybranych klientów i osobiście spytać o jakość współpracy z danym biurem rachunkowym.
Obsługa i dostępność konsultantów
Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy muszą podejmować szybkie decyzje, ważna jest możliwość natychmiastowego kontaktu z księgowym. Przed wyborem biura warto zwrócić uwagę nie tylko na to, jakie formy kontaktu i wsparcia dla klienta są dostępne, ale także w jakich godzinach. Praca biura od 8 do 16 nie dla wszystkich będzie atutem, podobnie jak konieczność dostarczania papierowych dokumentów. Praca na skanach lub elektronicznych dokumentach jest już standardem we wszystkich cenionych biurach księgowych.
Podpis elektroniczny
Istotną kwestią jest również to, czy dane biuro (lub księgowy) posiada podpis elektroniczny. Jeśli przedsiębiorca nim nie dysponuje, może upoważnić księgowych do wysyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną w jego imieniu. Oszczędza to czas i pieniądze na dojazd do urzędu skarbowego lub wysyłanie dokumentów listem poleconym. Jeśli księgowy nie ma podpisu elektronicznego, nie można skorzystać z tzw. e-deklaracji.
Alternatywa – księgowość internetowa
Wielu początkujących przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy wystawiają zaledwie kilka faktur w miesiącu, na początek decyduje się na wybór samodzielnego prowadzenia rachunków, za pomocą księgowości internetowej – aplikacji webowych, które umożliwiają prowadzenie KPiR, księgowanie kosztów, wystawianie faktur i generowanie deklaracji podatkowych. Do najpopularniejszych serwisów udostępniających takie usługi należą w Polsce inFakt.pl, iFirma.pl i wfirma.pl. Decydując się na tego typu „wpół samodzielną” księgowość trzeba koniecznie sprawdzić, czy w wybranym pakiecie mieści się również pomoc konsultanta. Bez możliwości porozmawiania z fachowcem samodzielne rozwiązywanie problemów księgowych może przynieść przykre konsekwencje.
Aktualizacja: 26.05.2014 r., Jan Boniecki, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.