Koszty prowadzenia działalności

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą lub małą firmę wydajesz pieniądze po to, aby móc zarabiać. Im wyższe koszty ponosisz w danym miesiącu, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz. Dlatego wielu przedsiębiorców wlicza w koszty niemal wszystko, licząc na to, że urząd skarbowy nie będzie zwracał uwagi na celowość wydatków. Tymczasem kosztami działalności gospodarczej mogą być tylko te wydatki, które są z nią bezpośrednio związane i udokumentowane fakturą VAT bądź rachunkiem. Sprawdź 25 pomysłów na to, co można wrzucić w koszty.

Wynajem biura

Opłaty za wynajęte biuro stanowią jeden z najbardziej oczywistych kosztów Twojej firmy. Mowa tu zarówno o czynszu, jak i o opłatach za media i internet. Pamiętaj tylko, aby na wszystko mieć faktury wystawione na Twoją działalność gospodarczą.

Opłata za biurko w coworkingu

Kosztem jest również opłata za wynajem biurka w przestrzeni coworkingowej, czyli we wspólnym biurze dla niezależnych przedsiębiorców. Media i internet są w tym przypadku niemal zawsze wliczone w miesięczny koszt wynajmu, więc nie będą stanowić osobnych kosztów.

Część czynszu za mieszkanie, w którym zarejestrowana jest działalność

Jeśli zarejestrowałeś działalność gospodarczą w Twoim mieszkaniu, możesz do kosztów prowadzenia działalności zaliczyć część wydatków związanych z czynszem i opłatami. Jednak niezwykle ważne jest to, aby oszacować jak duża powierzchnia jest przeznaczona na działalność, ponieważ nie możesz wpisać w koszty wszystkich opłat za miejsce, w którym mieszkasz. Możesz na przykład na cele firmowe umownie przeznaczyć jeden pokój.

Komputer

Laptop lub komputer stacjonarny może być kosztem niemal w każdej działalności gospodarczej – który przedsiębiorca nie korzysta z niego choćby do wykonywania przelewów na składki ZUS, czy podatków do urzędu skarbowego?

Smartfon i/lub tablet

Jeśli jesteś w stanie uzasadnić, że tablet lub smartfon jest Ci potrzebny do wykonywania działalności, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wliczyć go w koszty. Przykładów uzasadnień posiadania tego typu sprzętu może być mnóstwo, jak choćby tworzenie aplikacji mobilnych przez programistę, czy projektowanie serwisów internetowych przez web developera.

Drukarka, skaner, aparat i inny sprzęt biurowy

Trudno jest wyobrazić sobie firmę bez drukarki, czy skanera – drobne sprzęty biurowe bez obaw możesz zaksięgować po stronie kosztów. Co jeszcze? Choćby myszkę, klawiaturę, głośniki, karty pamięci, pen drive’y, czy baterie i ładowarki.

Oprogramowanie

Zakup licencji na pakiet Office, Photoshopa, czy specjalistycznych programów związanych z profilem Twojej działalności, bez wątpienia będzie kosztem firmy. Jeśli jednak nie chcesz wydawać pieniędzy na drogie oprogramowanie, sprawdź przygotowaną przez nas listę darmowych programów dla firm, z których można legalnie korzystać zarówno w domu, jak i w biurze.

Jeśli korzystasz z wersji subskrypcyjnej, która w wielu przypadkach wypiera tradycyjne, pudełkowe wersje oprogramowania (np. Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud), koszt traktowany jest jako comiesięczna usługa – nie księgujesz go więc raz, lecz ujmujesz w KPiR według faktycznych, miesięcznych wpłat.

Meble biurowe

Podejrzliwości urzędników nie powinno również budzić wpisanie w koszty biurka, krzeseł i innych mebli wykorzystywanych w biurze. To samo dotyczy akcesoriów, takich jak podstawka pod laptopa, lampka na biurko, czy mata zabezpieczająca podłogę przed porysowaniem przez krzesło.

Toner, tusz, papier, długopisy – materiały biurowe

Wszelkie materiały eksploatacyjne i akcesoria biurowe wykorzystywane w firmie stanowią koszty uzyskania przychodu. Jak we wszystkim, zachowaj jednak umiar – nie rób zapasów tonera i papieru dla całej rodziny, bo w czasie ewentualnej kontroli urzędnik może zakwestionować zbyt wysokie koszty. No chyba, że prowadzisz punkt ksero. Do najczęstszych i najbardziej uniwersalnych kosztów, oprócz wspomnianych już tonerów, tuszu, papieru i długopisów, należą też koperty, kleje, taśmy klejące, nożyczki, bruliony, notatniki – czyli wszystko, co jest potrzebne na przykład do przygotowania paczki do wysyłki.

Środki czystości do biura

Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że również środki czystości – takie jak płyn do mycia, mydło, ręczniki kuchenne, ścierki, gąbki – mogą być, w uzasadnionych ilościach, zaliczone do kosztów działalności.

Koszty konta firmowego i karty płatniczej

Jeśli korzystasz z konta firmowego, które nie jest bezpłatne, wszelkie wydatki z nim związane możesz wliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Jakie to wydatki? Na przykład opłata za prowadzenie rachunku, przelewy, wypłatę pieniędzy z bankomatu, operacje gotówkowe w oddziale banku, czy za korzystanie z karty płatniczej. Warto pamiętać o tym, że do zaksięgowania tych transakcji po stronie kosztów nie są Ci potrzebne faktury VAT – wystarczającym dowodem są wyciągi z rachunku bankowego, jeśli posiadasz konto zarejestrowane na swoją działalność.

Zobacz najlepsze rachunki dla działalności gospodarczej. Ranking kont firmowych, listopad 2017 »

Koszty kredytów i pożyczek bankowych

Jeśli pożyczyłeś od banku pieniądze, spłacane odsetki mogą stanowić koszt firmy, pod warunkiem że: kredyt został zaciągnięty na sfinansowanie działalności firmy, odsetki zostały faktycznie zapłacone i wydatek został odpowiednio udokumentowany (np. wyciągiem z rachunku).

Biuro księgowe

Jeśli sprawami Twoich faktur zajmuje się księgowa lub biuro księgowe, miesięczny abonament za obsługę będzie z pewnością jednym z firmowych wydatków.

Księgowość internetowa

Jeśli samodzielnie prowadzisz sprawy rachunkowe, na przykład za pomocą księgowości internetowej (np. InFakt, iFirma, wFirma), nie zapomnij wrzucić do kosztów opłaty za dostęp do aplikacji.

Plakaty, ulotki, gadżety – reklama firmy

Koszt działalności gospodarczej stanowią również wydatki poniesione na reklamę i materiały promocyjne, takie jak plakaty, ulotki, gadżety reklamowe – długopisy, notatniki, breloki, naklejki czy kubki.

Strona WWW

Do tego, że warto mieć własną stronę WWW nie trzeba przekonywać żadnego przedsiębiorcy korzystającego na co dzień z internetu. Jednak jest spora grupa bardziej „tradycyjnych” osób, prowadzących działalność niezwiązaną z internetem, które uważają, że strona nie jest im do niczego potrzebna. Jednym z argumentów dzięki którym mogą zmienić zdanie jest to, że jej stworzenie i utrzymanie (w tym domenę, serwery, itp.) można wliczyć do kosztów firmy.

Reklamy Google Adwords

Często wykorzystywane przez przedsiębiorców promowanie swoich usług i produktów w wyszukiwarce Google może być wzięte pod uwagę w bilansie po stronie kosztów, jednak sprawa ich zaksięgowania nie jest tak oczywista. Są one bowiem kwalifikowane jako import usług, a więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule jak rozliczyć reklamy Google AdWords. Pamiętaj, że w przypadku importu usług z UE, to Ty, jako usługobiorca, jesteś zobowiązany zapłacić podatek VAT. Jeśli jesteś VAT-owcem, transakcja jest dla Ciebie neutralna podatkowo (VAT zostaje naliczony, a następnie odliczony, wychodzisz na zero). Jeśli nie jesteś zarejestrowanym płatnikiem VAT-u, wtedy usługa będzie dla Ciebie w rzeczywistości droższa, bo musisz samodzielnie zapłacić podatek w Polsce.

Reklama na Facebooku

Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku reklam na Facebooku. One również stanowią import usług, a o tym, jak ująć je w kosztach firmy, przeczytasz w tekście jak rozliczyć reklamy na Facebooku. Warto pamiętać, że Facebook w ostatnich miesiącach staje się coraz sprawniej działającą machiną marketingową i warto przyglądnąć się mu jako dobremu kanałowi sprzedaży lub medium dotarcia do klientów.

Edukacja i szkolenia

Gdy przedsiębiorca chodzi na kurs lub uczestniczy w szkoleniu związanym z wykonywaną przez niego działalnością, może wliczyć w koszty opłaty z tym związane. Należy jednak pamiętać, że związek tematyczny z profilem działania firmy musi być ścisły, aby nie dać urzędnikom pretekstu do podważenia takiego kosztu. To samo dotyczy branżowych książek – jeśli prowadzisz agencję reklamową, to bez problemu uzasadnisz zakup książki o e-marketingu czy nowych trendach w reklamie. Gorzej będzie na przykład z podręcznikiem gotowania.

Czasopisma branżowe

Jeśli do podnoszenia Twoich zawodowych kwalifikacji związanych z prowadzeniem firmy i wykonywaniem swojego zawodu potrzebne Ci są specjalistyczne czasopisma, ich zakup może stać się kosztem Twojej działalności.

Samochód firmowy

Samochód rzecz jasna jest potrzebny w niejednej działalności, jednak obostrzenia i przepisy podatkowe są tak skomplikowane, że zawsze lepiej jest zwrócić się do fachowego księgowego z prośbą o pomoc we wliczeniu do kosztów wydatków z nim związanych. Jeśli zrobisz to nieumiejętnie lub wbrew przepisom, urząd skarbowy może uznać, że nie można określić w jakim stopniu samochód wykorzystywany jest do celów prywatnych, a w jakim do celów firmowych.

Jeśli wykorzystujesz samochód prywatny do działalności i chcesz wydatki z nim związane (paliwo) wliczyć do kosztów prowadzenia działalności, musisz prowadzić kilometrówkę – czyli szczegółowy spis przebiegu pojazdu do celów firmowych.

Opłaty urzędowe

Kosztem są również opłaty wnoszone przy uzyskiwaniu zaświadczeń, zezwoleń i innych dokumentów państwowych – pod warunkiem, że dotyczą one Twojej działalności, a nie życia prywatnego.

Przesyłki i usługi kurierskie

Opłaty za znaczki, wysłane paczki, usługi kurierskie – one także zmniejszą należny podatek. A jeśli prowadzisz regularną wysyłkę listów lub paczek do swoich klientów, udowodnienie wysokich wydatków w tym obszarze nie powinno być żadnym problemem.

Opłaty za podróże służbowe

Do kosztów firmy wrzucić można także wydatki związane z podróżami służbowymi – np. bilety kolejowe (za nie potrzebna jest faktura, w systemie sprzedaży online w PKP bez problemu wygenerujesz ją samodzielnie) i autobusowe, wydatki na hotel oraz tzw. dietę (uwaga! Nie są to wszystkie posiłki w służbowej podróży, tylko określona kwota, którą można odliczyć za jeden dzień delegacji). Trzeba przy tym pamiętać, że zaliczenie na przykład wakacji rodzinnych do kosztów firmy będzie mało odpowiedzialnym pomysłem.

Niezależnie od tego, jaki wydatek chcesz wrzucić w koszty jednoosobowej działalności gospodarczej lub prowadzonego przez Ciebie przedsiębiorstwa, zawsze zachowaj zdrowy rozsądek i nie kupuj produktów, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podejrzane – za drogie lub niezwiązane z Twoją działalnością. Przed każdym mniej oczywistym wydatkiem firmowym zadaj sobie pytanie, czy potrafisz uzasadnić jego słuszność. Jeśli tak, będziesz umiał wytłumaczyć się urzędnikowi przy ewentualnej kontroli; jeśli nie – zastanów się dwa razy przed wpisaniem go w koszty.

Jeśli skorzystasz z powyższych pomysłów na koszty firmowe i zrobisz to z głową, nie będziesz mieć żadnych problemów z urzędnikami. A, że koszty warto generować, pamiętać o braniu faktur VAT i nie zapominać ich później księgować, zorientujesz się bardzo szybko, gdy zobaczysz, ile pieniędzy przewidzianych na podatek dochodowy oraz VAT może zostać w Twojej kieszeni.

Zobacz także:

Aktualizacja: 10.01.2016 r., Krzysztof Gibek, Jan Boniecki, redakcja serwisu KontoFirmowe24.pl. Wykorzystywanie tekstów bez zgody redakcji zabronione.